Interessant gestaltete Input-Vorträge wurden immer wieder durch Arbeitsaufträge und Diskussionen aufgelockert.

Dabei ging es um die Frage, wie Veranstaltungen vorausschauend barrierefrei und abfallvermeidend geplant werden können. In einem Planspiel zum Thema Palmöl schlüpften die Teilnehmenden in die Rollen verschiedener Stakeholder und führten sich als Palmölhersteller, Umweltaktivist, Vertreter der EU und Konsument die typischen Konfliktlinien vor Augen. Am praktischen Beispiel des Hotels, in dem sie untergebracht waren, untersuchten sie, ob Inklusion und Nachhaltigkeitskriterien gewährleistet sind. Und schließlich gab es einen Geschmackstest von Milch und pflanzlichen Alternativen und Hintergrundinformationen zu den Umweltbelastungen eines Glases der jeweiligen Milchart.

Das Präsenzseminar bot den Vertreterinnen und Vertretern der ZGO damit eine gute Gelegenheit, Einblicke in effektive Praktiken des nachhaltigen Veranstaltungsmanagements zu gewinnen. Sie tauschten sich sowohl fachlich als auch persönlich aus und berichteten über ihre eigene Situation und die der zivilgesellschaftlichen Akteure in ihren Ländern. Dieser persönliche Austausch zwischen zivilgesellschaftlichen Akteuren aus der Östlichen Partnerschaft und Deutschland ist besonders wertvoll, gerade in diesen schwierigen Zeiten.

„Es war uns ein wichtiges Anliegen, den Teilnehmenden auf den Weg mitzugeben, dass sie nicht immer alle Nachhaltigkeitsaspekte berücksichtigen können und trotzdem auch schon mit den ersten Schritten viel erreichen können“,

sagte Hanna Perfetti, Referentin Agenda 30 HUB in der IBB gGmbH Dortmund.

Eine der Lerngruppen im Seminarraum.

Die qualifizierten 24 Vertreter zivilgesellschaftlicher Organisationen werden die erworbenen Fähigkeiten nun in der Praxis anwenden, indem sie andere zivilgesellschaftliche Organisationen beraten und schulen und einen strategischen Plan für nachhaltiges Veranstaltungsmanagement für ihre Organisationen entwickeln. Sie erhalten ein Toolkit mit Checklistenvorlagen, das sie für ihre eigene Organisation anpassen können. Zum Abschluss werden sie voraussichtlich im Oktober als „Events for Future“-Multiplikatoren zertifiziert.

Geschafft! Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer am Seminar „Events for Future“ haben ihr Wissen vertieft und viel Neues erfahren.

Der acht Module umfassende Kurs „Events for Future“, der sich über eine Dauer von sechs Monaten erstreckte, umfasste Online-Selbststudienmodule, praktische Aufgaben sowie interaktive Online-Workshops und Präsenztreffen. Ziel des Kurses war es, den Teilnehmerinnen und Teilnehmern das nötige Fachwissen zu vermitteln, um umweltbewusste, sozial inklusive und wirtschaftlich nachhaltige Veranstaltungen zu fördern.

Der Kurs „Events for Future“ wird vom IBB Dortmund (IBB gGmbH) im Rahmen des Regionalprojekts „Stärkung der Zivilgesellschaft in den Ländern der Östlichen Partnerschaft“ organisiert, das vom BMZ finanziert, von der Europäischen Union kofinanziert und von der GIZ umgesetzt wird.

Plastik ist überaus langlebig und eigentlich viel zu schade zum Wegwerfen nach einmaligem Gebrauch. Das Team der Initiative Recycleaf zeigte Beispiele zur weiteren Verwendung.

Es waren Fragen wie diese, die auf der Fortbildung zum nachhaltigen Veranstaltungsmanagement „Events for Future“ vom 15. bis 18. Dezember 2022 Denkanstöße gaben und schließlich lösungsorientiert diskutiert wurden. Zum ersten Mal wurde dieses Seminar in Georgien ausgerichtet. Das Internationale Bildungs- und Begegnungswerk gGmbH in Dortmund (IBB Dortmund) als Organisator wurde dabei tatkräftig unterstützt von der Agentur Interakcia, der Georgian Association of Educational Initiatives Georgien und der NGO „Free Citizens“ Armenien.

Gemeinsam mit Expertinnen und Referenten entwickelten die fast 30 Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus Georgien, Armenien und Moldawien Strategien, wie Konferenzen, Tagungen und Fortbildungen nachhaltig gestaltet werden können. Dies beginnt bei

Mit selbst gestalteten Plakaten verdeutlichten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Ergebnisse der Diskussionen im Kurs „Events for Future“.

der Auswahl von Lebensmitteln und Geschirr und endet nicht bei der Inklusion von Menschen mit Behinderungen. An den drei Seminartagen vermittelten Expertinnen und Experten praktische Tipps, wie Menschen mit unterschiedlichen Einschränkungen die Teilnahme an Tagungen erleichtert werden kann und wie die sonst üblichen Berge an Verpackungsabfällen vermieden werden können.

Zur Auflockerung nach den intensiven Inputs und Diskussionen hatten die Organisatoren auch attraktive Exkursionen eingeplant: Bei einer Stadterkundung erforschten die Teilnehmenden mit kritischem Blick, ob die Gastgeberstadt Batumi nachhaltig gestaltet ist und besuchten die Organisation Changes for Equal Rights. Sie engagiert sich für Menschen mit Behinderungen in Adscharien. Auf ihre Initiative ist unter anderem ein integrativer Strand in Batumi entstanden.

Lars Schmidt, deutscher Direktor der IBB „Johannes Rau“ Minsk, hatte das Seminar des Internationalen Bildungs- und Begegnungswerks gGmbH in Dortmund zusammen mit Partnern organisiert. Vor Ort hatte die Agentur Interakcia Georgien eine nachhaltige Seminarumgebung gestaltet: Von der Auswahl des Veranstaltungsortes bis zum Seminarprogramm, das papierlos präsentiert wurde. Das Team von Recycleaf.ge präsentierte zudem kreative Ideen zum Upcycling von Plastikabfällen und die Gruppe Golden Thread aus Batumi hatte kurzerhand die Seminartaschen mit Logos bestickt – damit sie nicht bedruckt werden mussten.

Der Workshop war Teil des Blended-Learning-Kurses „Events for Future“, der zum festen Veranstaltungsprogramm des IBB gehört und vom Auswärtigen Amt im Rahmen der Östlichen Partnerschaft gefördert wird.

#civilsocietycooperation

„Wir sind uns durchaus bewusst, dass es noch ein paar Dinge gibt, die weiter optimiert werden müssen“, sagt Lars Schmidt, Referent für Nachhaltigkeit in der IBB „Johannes Rau“ Minsk. Er hat die Fortbildungsreihe „Events for Future“ des IBB Dortmund und der IBB „Johannes Rau“ Minsk zusammen mit Fachkräften des Zentrums für Umweltlösungen in Minsk konzipiert. Die wiederverwendbare Tasche im auffälligen, durch den Künstler Piet Mondrian inspirierten Design, soll als echter „Hingucker“ das Bewusstsein für nachhaltiges Veranstaltungsmanagement wecken. Enthalten sind abwaschbare dunkle Wachstücher, die Flipchart-Papier ersetzen, magnetische Feedback-Smileys aus Holz und dunkle Täfelchen, die wahlweise als Namensschilder eingesetzt werden können oder auch als Aufsteller am Buffett.

Trinkwasser in Karaffen, Nussmischungen als Einzelportionen in Gläschen und Täfelchen zur Beschriftung: Die Verpflegung bei Tagungen kann mit einfachen Mitteln nachhaltig gestaltet werden. Fotos: IBB „Johannes Rau“ Minsk.

Seminare, Konferenzen und andere Großveranstaltungen vollumfänglich nachhaltig zu gestalten, kann eine Herausforderung sein, erfuhren die Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus Minsk und den Regionen. Sie sind in staatlichen Einrichtungen und Nichtregierungsorganisationen aktiv an der Vorbereitung und Durchführung von unterschiedlich großen Events beteiligt. In der Fortbildungsreihe – vermittelt in Form des Blended Learning – lernten sie nachhaltiges Veranstaltungsmanagement in all seinen Facetten kennen: Von Möglichkeiten zur Vermeidung von Wegwerf-Produkten über nachhaltige Mobilitätskonzepte mit möglicher CO²-Kompensation bis zu weitreichenden Fragestellungen zur Inklusion reichte das Spektrum der Lerneinheiten, die für diese Fortbildungsreihe eigens entwickelt werden mussten.

Die 26 Teilnehmerinnen und Teilnehmer zeigten sich bei ihrem Abschlusstreffen in der IBB „Johannes Rau“ Minsk am Ende tief beeindruckt: „Der Kurs bietet wirklich umfassendes Wissen zum Nachhaltigen Veranstaltungsmanagement, ist sehr praxisorientiert und wir sind ein bisschen stolz, dass dieser Kurs in Belarus entstanden ist“, sagte Uladzimir Mahnach, der in der Baumarktkette OMA für die Weiterbildung der Mitarbeitenden verantwortlich ist.

Das neu Erlernte kam sogar schon vor der letzten Kursstunde zur Anwendung in der Praxis: „Natürlich können wir das neu erworbene Wissen wunderbar verwenden und tun dies auch bereits bei den Veranstaltungen unserer Organisation. Wichtig ist, dass wir unsere Kolleginnen und Kollegen dazu weiterbilden und die Idee weiterverbreiten“, meinte Alena Sankovic vom Belarussisches Helsinki-Komitee und Stanislava Tsiarentsyeva vom YMCA Witebsk fügte hinzu: „Wir werden uns nun dafür einsetzen, eine nachhaltige Veranstaltungskultur in Belarus zu etablieren.“

Süße Idee: Das essbare Zertifikat ist ein großer Lebkuchen mit einer Waffel-Auflage, auf die die Urkunde mit Lebensmittelfarbe aufgedruckt ist.

Beim Treffen zum Abschluss der Reihe unterzogen sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer auch noch einem Leistungstest, bei dem eine spielerisch angelegte Aufgabe zu lösen war und erhielten schließlich ihre Zertifikate. Die kamen allerdings nicht aus dem Drucker, sondern aus dem Backofen des Restaurants „Westfalia“ an der IBB „Johannes Rau“: Als besonderen Clou hatten die Organisatoren ein essbares Zertifkat entworfen, das – ganz im Zeichen der Nachhaltigkeit – in mitgebrachten,  wiederverwendbaren Behältern nach Hause transportiert wurde.

Die Arbeit am Thema geht auch nach dem Ende des Kurses weiter: Die Lerneinheiten werden ab Ende März auf der Moodle-Lernplattform des IBB zum Selbststudium zur Verfügung gestellt. Und Ideen zum nachhaltigen Veranstaltungsmanagement werden im Förderprogramm Belarus spätestens bei der Planung der nächsten Wochen der Nachhaltigkeit umgesetzt.

#civilsocietycooperation

Unser Foto oben zeigt die Absolventinnen und Absolventen der vom Auswärtigen Amt geförderten Fortbildung „Events for Future“.

Weitere Informationen über die IBB „Johannes Rau“ in Minsk finden Sie hier. 

Frage: Herr Schmidt, Sie hatten die Fortbildungsreihe im Jahr 2019 konzipiert und als Blended Learning geplant, also als Kombination aus Präsenz- und Online-Terminen. Hatten Sie etwa schon so früh damit gerechnet, dass die Pandemie neue Weiterbildungs-Formate nötig machen wird?

Lars Schmidt, Referent für Nachhaltigkeit an der IBB „Johannes Rau“ Minsk.

Lars Schmidt (lacht): Nein, das konnten wir damals natürlich überhaupt nicht wissen! Damit hat ja niemand gerechnet. Aber es war ein absoluter Glücksgriff! Denn so konnten wir unsere Seminarreihe trotz der Pandemie ohne nennenswerte Einschränkungen anbieten. Unsere Überlegung bei der Planung war eine andere: Wir wollten von vornherein die Zahl der Präsenztermine verringern im Sinne der Nachhaltigkeit. Und wir wollten die Bildungsbausteine so anlegen, dass sie auch nach dem Ende dieser Seminarreihe weiteren Interessentenkreisen zugänglich gemacht werden können.

Frage: Sind Seminare vor Ort, zum Beispiel in der IBB „Johannes Rau“ denn bisher zwangsläufig nicht nachhaltig?

Lars Schmidt: Das kommt darauf an. In der IBB „Johannes Rau“ in Minsk zum Beispiel spielt das Thema Nachhaltigkeit schon seit vielen Jahren eine wichtige Rolle und die hohen Maßstäbe werden zunehmend auch auf interne Prozesse und Abläufe angewendet. Ganz generell ist aber bei vielen Großveranstaltungen immer noch viel zu oft zu beobachten, dass zum Beispiel Mineralwasser in Einweg-Plastikflaschen angeboten wird. Banner, Plakate, Flyer und Give-Aways wurden in der Vergangenheit oft speziell für ein bestimmtes Event produziert – und nicht verbrauchtes Material am Ende einfach weggeschmissen. Expertinnen und Referenten wurden teilweise für einen einstündigen Vortrag eingeflogen und auch die Teilnehmerinnen und Teilnehmer müssen ja zu einem Präsenzseminar anreisen. Auch wenn es auf dem ersten Blick nicht so erscheint, so gibt es doch sehr viele Handlungsfelder, um eine Veranstaltung nachhaltiger zu machen. Es erfordert nur die notwendigen Kenntnisse, etwas Kreativität und natürlich die Bereitschaft, auch einmal zu experimentieren. Im Sinne eines „words into action“ wollten wir die Teilnehmenden mit unserem Kurs dafür sensibilisieren und gleich mitnehmen auf die Reise. Apropos Reisen und Experimentieren: In einer praktischen Übung haben die Teilnehmer u.a. einen nachhaltigen Moderatorenkoffer entwickelt, den sie zur Abschlussveranstaltung präsentieren werden.  Mit unserem Ansatz möchten wir die eigenen Werte von vornherein sichtbar machen. Das gemeinsame Handeln wirkt oft besser als jedes noch so schöne Plakat.

Frage: Wie lautet denn Ihre Empfehlung hinsichtlich der Mobilität? Sollten Tagungen und Seminare vor Ort in Zukunft aus Gründen der Nachhaltigkeit verringert oder vielleicht sogar ganz abgeschafft werden?

Lars Schmidt: Ich bin mir sicher, dass Reisen auch in Zukunft eine große Rolle spielen wird. Denn auch ein noch so gut gemachtes Online-Seminar kann eine persönliche Begegnung nicht ersetzen. Wir alle kennen die inspirierenden Begegnungen in den Pausen, den kurzen persönlichen Austausch, der die reine Wissensvermittlung vertieft und neue Beziehungen zu Gleichgesinnten anbahnt. Ich gehe daher davon aus, dass sich in Zukunft hybride Veranstaltungsformate durchsetzen werden, wobei es darum gehen wird, Elemente der Live-Kommunikation mit Elementen virtueller Kommunikation zu verknüpfen, um allen Teilnehmern ein hohes Maß an Interaktion zu bieten. Aber auch bei diesen Formaten lohnt es sich durchaus, über die entstehenden CO2-Emissionen und den Ressourcenverbrauch nachzudenken. Wenn Expertinnen und Experten eingeflogen werden sollen, lohnt es zum Beispiel, Direktflüge ohne Umsteigen vorzuziehen – weil beim Start und im Steigflug besonders viel Kerosin verbraucht wird und somit jede Zwischenlandung ein zusätzlicher Klimakiller ist. Zudem gibt es die Möglichkeit, den CO-2-Ausstoß von Flugreisen zu kompensieren. Der finanzielle Ausgleich fließt dann zum Beispiel in Aufforstungsmaßnahmen.

Frage: Gibt es auch Einsparpotenziale hinsichtlich der Mobilität der Teilnehmenden?

Lars Schmidt: Aber sicher! Wenn Veranstaltungen zum Beispiel von vornherein zeitlich und räumlich so konzipiert werden, dass sie gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreicht werden können. Oder wenn wenigstens ein Shuttle vom Bahnhof oder Flughafen zum Veranstaltungsort organisiert wird, um Einzelfahrten zu bündeln. Über diese Fragen hat man früher einfach weniger nachgedacht.

Frage: Zum nachhaltigen Veranstaltungsmanagement gehört ja auch das Thema Inklusion. Haben Sie vielleicht auch zu diesem Thema Tipps, die schon bei der Planung einer Veranstaltung berücksichtigt werden sollten?

Lars Schmidt: Beim Thema Inklusion denken viele zuerst an Barrierefreiheit und dieses Thema wird bei vielen Veranstaltungen auch schon mitgedacht. Aber Inklusion bedeutet ja in Wirklichkeit noch viel mehr: So lohnt es sich genauer hinzuschauen, ob alle denkbaren Zielgruppen teilnehmen können wie zum Beispiel interessierte Mütter, für die aber eine Kinderbetreuung sehr wichtig ist.

Frage: War diese Veranstaltungsreihe denn wirklich CO2-neutral?

Lars Schmidt: Um eine Veranstaltung „klimaneutral“ durchzuführen gilt grundsätzlich folgender Dreiklang: Vermeiden – Vermindern – Kompensieren. Das heißt, dass zunächst über Maßnahmen mit hohem Reduktionspotenzial nachgedacht werden muss. Natürlich kann ich dadurch die CO2-Emission einer Veranstaltung nicht auf Null senken. Dafür gibt es das Instrument der CO2-Kompensation, was ich bei den Flugreisen bereits erwähnt hatte. Wir haben trotz Pandemie versucht, alle Veranstaltungen in einem hybriden Format durchzuführen, natürlich unter Beachtung aller Sicherheitsempfehlungen der zuständigen Stellen. Dabei haben wir viele Einsparungspotenziale genutzt. Für die beiden Veranstaltungen an der IBB „Johannes Rau“ Minsk zum Auftakt und zum Abschluss haben wir dann eine Kompensationszahlung geleistet.

Frage: Die Nachfrage war so immens groß. Ist denn eine Wiederholung geplant?

Lars Schmidt: Das könnten wir uns schon gut vorstellen. Möglicherweise werden wir einige Ideen zum nachhaltigen Veranstaltungsmanagement in die Wochen der Nachhaltigkeit im Rahmen des Förderprogramms Belarus einfließen lassen. Unsere Bildungsbausteine werden zudem weiter verwendet. Voraussichtlich werden wir ab Ende März unsere Kursinhalte auf der Moodle-Plattform für einen erweiterten Teilnehmendenkreis öffnen zum Selbststudium. Zudem ist angedacht, dass wir auch noch Begleitmaterial für Lehrkräfte erarbeiten. Bisher gibt es noch nichts Vergleichbares. Wir haben mit dieser Veranstaltungsreihe für den russischen Sprachraum wirklich Pionierarbeit geleistet! Eine Neuauflage der Fortbildung wäre auch denkbar.  Aktuell suchen wir allerdings nach einer Finanzierung.

Frage: Wenn die Absolventinnen und Absolventen am Sonnabend ihr Zertifikat erhalten wird allerdings wieder Papier bedruckt, also auf lange Sicht Wegwerfmaterial produziert, oder?

Lars Schmidt: Aber nein! Auch hier haben wir versucht, kreativ zu sein. Unsere Teilnehmerinnen und Teilnehmer erhalten ein essbares Zertifikat! Und für den Fall, dass doch jemand das Zertifikat später einmal seiner Bewerbung beifügen möchte, gibt es die Urkunde außerdem in elektronischer Form.

Vielen Dank für das Gespräch.

Das Gespräch führte Mechthild vom Büchel.

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Unser Foto oben zeigt eine typische Situation im Konferenzzentrum der IBB „Johannes Rau“ Minsk. Trinkwasser wird in Karaffen gereicht.